Απαντάτε σε μηνύματα ενώ συμμετέχετε σε μια διαδικτυακή συνάντηση, τρώτε μπροστά στον υπολογιστή και προσθέτετε διαρκώς νέες υποχρεώσεις στη λίστα σας πριν ακόμη προλάβετε να σβήσετε τις προηγούμενες. Όλα αυτά μπορεί να δημιουργούν την αίσθηση ότι αξιοποιείτε κάθε λεπτό. Στην πραγματικότητα, όμως, ορισμένες συνήθειες που έχουμε συνδέσει με την παραγωγικότητα εξαντλούν αθόρυβα την προσοχή και την ενέργειά μας.
Η υγιής παραγωγικότητα δεν μας ωθεί μονίμως στα όρια της εξουθένωσης. Μας επιτρέπει να ολοκληρώνουμε όσα έχουν σημασία, διατηρώντας αρκετές δυνάμεις για την υπόλοιπη ημέρα. Ποιες συνήθειες μπορεί, λοιπόν, να λειτουργούν εναντίον μας;
Κάνετε πολλά ταυτόχρονα
Το multitasking συχνά δίνει την αίσθηση αποτελεσματικότητας. Στην πράξη, όμως, τις περισσότερες φορές δεν εκτελούμε πραγματικά πολλές εργασίες μαζί. Απλώς μετατοπίζουμε γρήγορα την προσοχή μας από τη μία στην άλλη. Παλαιότερη μελέτη έχει δείξει μάλιστα, ότι μόνο περίπου το 2,5% των ανθρώπων μπορεί να κάνει με επιτυχία multitasking. Για τους περισσότερους, η συνεχής εναλλαγή ανάμεσα σε μια συνάντηση, στα μηνύματα και στα emails είναι επιβαρυντική, αυξάνει τα λάθη και επιβραδύνει την ολοκλήρωση κάθε εργασίας.
Tip: Δοκιμάστε να επιλέγετε μία συγκεκριμένη εργασία και να αφιερώνετε την προσοχή σας για ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα. Είναι πιθανό να την ολοκληρώσετε γρηγορότερα και με λιγότερη πνευματική κόπωση.
Η παραγωγικότητα χρειάζεται διάλειμμα
Το γεύμα μπροστά στην οθόνη ή η αναβολή ενός διαλείμματος επειδή προέκυψε κάτι επείγον μπορεί να μοιάζει με πρακτική επιλογή. Σε βάθος χρόνου όμως, μπορεί να βλάψει την συγκέντρωσή σας. Αν συνεχίζετε να εργάζεστε ενώ υποτίθεται ότι ξεκουράζεστε, χάνετε την ευκαιρία να ανακάμψετε. Έτσι, μπορεί να επιστρέφετε στη δουλειά με λιγότερη διαύγεια και περισσότερη κόπωση.
Tip: Εντάξτε το διάλειμμα στο πρόγραμμά σας. Απομακρυνθείτε για λίγο από την οθόνη, φάτε χωρίς να ελέγχετε τα email και αποφύγετε την «μία τελευταία γρήγορη δουλειά» που συνήθως διαρκεί περισσότερο απ’ όσο υπολογίζατε.
Η «ατελείωτη» λίστα
Μια λίστα εργασιών μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση. Όταν, όμως, μεγαλώνει διαρκώς και περιλαμβάνει τα πάντα, από μια σημαντική προθεσμία μέχρι μια μικρή αγορά, μπορεί να ενισχύσει το άγχος αντί να το περιορίσει. Το πρόβλημα δεν είναι η ίδια η λίστα, αλλά η απουσία προτεραιοτήτων. Όταν όλες οι υποχρεώσεις εμφανίζονται ως εξίσου σημαντικές, είναι δύσκολο να αποφασίσουμε από πού πρέπει να ξεκινήσουμε.
Tip: Κρατήστε τη λίστα σύντομη και οργανώστε την βάσει προτεραιοτήτων.
Η συνεχής διαθεσιμότητα δεν ισοδυναμεί με παραγωγικότητα
Η διαρκής διαθεσιμότητα σας κρατά σε μια κατάσταση συνεχούς αντίδρασης. Απαντάτε σε ό,τι εμφανίζεται, αντί να κατευθύνετε εσείς τη προσοχή και τον χρόνο σας. Το αποτέλεσμα είναι να μην εργάζεστε απόλυτα συγκεντρωμένοι, αλλά ούτε και να ξεκουράζεστε πραγματικά. Η λύση δεν είναι απαραίτητα να εξαφανιστείτε από κάθε μέσο επικοινωνίας, αλλά να δημιουργήσετε σαφή όρια.
Tip: Ορίστε πότε εργάζεστε και πότε αποσυνδέεστε. Αν χρειάζεται να ελέγξετε κάτι στη διάρκεια μιας άδειας, επιλέξτε ένα συγκεκριμένο, σύντομο χρονικό διάστημα.
Λέτε «ναι» σε όλα
Το αυτόματο «ναι» μπορεί να μοιάζει ευγενικό ή γενναιόδωρο. Συχνά, όμως, αποτελεί έναν τρόπο να αποφύγουμε την αμηχανία ή μια πιθανή σύγκρουση, μεταφέροντας το κόστος στον μελλοντικό μας εαυτό, ο οποίος θα πρέπει να βρει χρόνο και ενέργεια που δεν είχε υπολογίσει. Όταν αποδέχεστε κάθε αίτημα, οι γύρω σας μαθαίνουν επίσης ότι μπορούν πάντα να απευθύνονται σε εσάς. Σταδιακά, μπορεί να αρχίσετε να χάνετε τον έλεγχο του προγράμματός σας.
Tip: Αν δυσκολεύεστε να αρνηθείτε, δοκιμάστε ένα «ναι με όρια». Για παράδειγμα: «Ναι, μπορώ να σε βοηθήσω με την παρουσίαση, αρκεί να το κάνουμε για 30 λεπτά και όχι ολόκληρο το απόγευμα». Εξακολουθείτε να βοηθάτε, αλλά με έναν τρόπο που δεν σας επιβαρύνει υπερβολικά.
Παραγωγικότητα δεν σημαίνει να γεμίζουμε κάθε διαθέσιμο λεπτό. Σημαίνει να προστατεύουμε την προσοχή και την ενέργειά μας, ώστε να μπορούμε να ανταποκρινόμαστε με συνέπεια σε όσα έχουν πραγματικά σημασία.
vita.gr
